【雑談】会議を効率的に早く終わらせる方法
会社員の方なら一度は思ったことがあるでしょう。
「会議めんどくさいな」
私は常日頃から思っています。
もし、この感情がない方がいたら
効率的で無駄のない会議をしている人か、
周りの人に「会議めんどくさいな」と思わせている人のどちらかである可能性があります。
前者の場合であれば、素晴らしいです。
会議の本来の意味・本質を知っていますし、それを実行している素晴らしい会社に所属していると思われます。
問題は後者の場合です。
この場合は、周りの人を不快な感情にしており、尚且つ無駄な非効率な会議をしている可能性が高いです。
今回は意味のある会議をするためのルールをいくつか紹介したいと思います。
まず、ダメな会議の特徴ですが、
1.資料を読み上げるだけの定例報告会
2.事前に議題が参加者全員に伝わっていない
3.答えがある事案に対して30分以上の会議
4.どうなったら終わりか分からない
5.決まったことを確認していない
このような会議をしている場合は、そもそも会議になっていません。
座談会になっています。
これでは決まるものも決まりません。
1,2,3に対しては事前に議題を全員に伝えて、各々が考えをまとめて会議に参加し、意見がある人だけが発言すれば全て解決します。
どうしても突然の会議で、議題を事前に伝えれなかった場合は、資料を読み上げるのではなく、決まった時間を与えて資料を読む時間を作った方が早くて効率的です。
4,5に関しては始まる前に、今回の会議の目的とゴール地点を明確にします。
この時に時間割も決めることが出来れば間延びすることもなくバッチリです。
そして会議が終わった後に何が決まったかをおさらいします。
意外と会議って全集中して参加している人って少ないと思います。(偏見ならすみません)
だから何かが決まってもみんな分かっているようで違う解釈をしていたりする場合が多々あります。
そのため、全員の解釈を一致させるためにおさらいをして、決定事項を明確にします。
これが出来ただけで、短時間で効率的に、しかも意味のある会議を行うことが出来ます。
ちなみに私の会社は週に1回、全体会議をするのですが、会議という名の社長の独演会になっています。
ひたすら1時間半くらい話を聞かされてみんな適当にうなずいているだけです。
誰も意見を出さずイエスマンです。
こんな会議になんの意味があるのかと思い、社長に思い切って上記の内容を伝えました。
すると、「お前が開催したらそれ出来るんかい!」
と怒られました。
完全に図星だったんでしょう。
これから私自身もこの内容を実践して良い会議に改善していきます。